Muchas empresas piensan que automatizar procesos requiere un proyecto enorme. Meses de consultoria. Sistemas de millones de pesos. Equipos de tecnologia dedicados. Y si, hay automatizaciones complejas que si requieren todo eso. Pero tambien hay automatizaciones simples que puedes implementar en una semana y que generan valor inmediato.
Esta guia es para esas automatizaciones simples. Procesos repetitivos que consumen tiempo de tu equipo y que pueden ser automatizados con herramientas accesibles. No necesitas programar. No necesitas consultores. Solo necesitas una semana de enfoque y seguir un proceso estructurado.
Dia 1: Identificar el proceso correcto
El primer dia es para escoger que automatizar. No cualquier proceso es buen candidato. Los mejores procesos para una primera automatizacion tienen ciertas caracteristicas.
Son repetitivos. Se hacen muchas veces al dia o a la semana. Cada repeticion consume tiempo. La automatizacion solo vale la pena si el proceso se hace con frecuencia suficiente para justificar el esfuerzo de automatizar.
Son predecibles. Los pasos son siempre los mismos, o al menos muy similares. No hay mucho juicio humano involucrado. Si cada ejecucion del proceso es diferente, es mas dificil de automatizar.
Tienen reglas claras. Se puede definir cuando se dispara el proceso, que pasos sigue, y cuando termina. Si las reglas son ambiguas o hay muchas excepciones, la automatizacion se complica.
Y tienen un impacto medible. Sabes cuanto tiempo toma hacerlo manualmente. Puedes calcular el ahorro de automatizar. Esto es importante para justificar el esfuerzo y para saber si la automatizacion funciono.
Algunos ejemplos de procesos que cumplen estos criterios son enviar recordatorios de pago a clientes, generar reportes periodicos de datos del sistema, notificar al equipo cuando llega una solicitud nueva, actualizar informacion entre dos sistemas que no estan conectados, o mandar confirmaciones automaticas cuando algo se completa.
No escojas el proceso mas complejo de la empresa. Escoge uno simple donde puedas tener exito rapido y aprender para el siguiente.
Dia 2: Mapear el proceso actual
El segundo dia es para documentar exactamente como funciona el proceso hoy. No como deberia funcionar o como te gustaria que funcionara. Como funciona en la realidad, con todas sus imperfecciones.
Empieza observando a alguien ejecutar el proceso. Sientate con la persona que lo hace y pidele que lo haga frente a ti mientras te explica cada paso. Toma notas detalladas. Que sistema abre primero. Que informacion busca. Donde la encuentra. Que hace con ella. Donde la pone.
Documenta cada paso en una lista numerada. Paso 1, paso 2, paso 3. Se lo mas especifico posible. No pongas "consultar datos del cliente". Pon "abrir el CRM, buscar al cliente por nombre, copiar su correo electronico".
Tambien documenta las excepciones. Que pasa cuando falta informacion. Que pasa cuando hay un error. Que pasa cuando el sistema esta caido. Estas excepciones son importantes porque la automatizacion tendra que manejarlas.
Mide el tiempo que toma cada ejecucion. Y pregunta cuantas veces al dia o a la semana se ejecuta. Esto te da la base para calcular el ahorro.
Al final del dia debes tener un documento con el proceso completo mapeado paso a paso, las excepciones identificadas, el tiempo promedio por ejecucion, y la frecuencia de ejecucion.
Dia 3: Disenar la automatizacion
El tercer dia es para disenar como sera el proceso automatizado. No es solo hacer lo mismo pero con software. A veces la automatizacion permite simplificar pasos que solo existian por las limitaciones del proceso manual.
Revisa cada paso del proceso actual y preguntate si es necesario. Algunos pasos existen solo porque alguien necesitaba verificar que el paso anterior se hizo bien. Si la automatizacion garantiza que el paso anterior siempre se hace correctamente, esa verificacion ya no es necesaria.
Decide que herramienta vas a usar. Para automatizaciones simples, herramientas como Zapier, Make o Power Automate permiten conectar aplicaciones sin programar. Para automatizaciones un poco mas complejas, tal vez necesites algo de codigo, pero incluso ahi hay opciones como n8n o Python que son accesibles.
Dibuja el flujo automatizado. Que lo dispara. Que pasos ejecuta. Que decisiones toma. Donde termina. Este dibujo va a ser tu guia para construir.
Tambien decide que va a pasar con las excepciones. Lo mas simple es que cuando algo falla, la automatizacion notifique a una persona para que intervenga. Asi no tienes que resolver todas las excepciones desde el primer dia.
Dia 4: Construir la automatizacion
El cuarto dia es para construir. Abre tu herramienta de automatizacion y empieza a implementar el flujo que disenaste.
Empieza por el disparador. Que evento inicia la automatizacion. Puede ser un nuevo registro en una base de datos. Un correo que llega. Una hora especifica del dia. Un formulario que se envia. La herramienta debe poder conectarse a donde sea que ocurre ese evento.
Luego construye cada paso en secuencia. Conecta las aplicaciones que necesitas. Configura las acciones. Mapea los datos de un paso al siguiente. La mayoria de las herramientas de automatizacion tienen interfaces visuales que te permiten hacer esto sin codigo.
Ve probando cada paso mientras lo construyes. No esperes a tener todo listo para probar. Si algo falla, es mas facil encontrar el problema cuando acabas de agregarlo.
Cuando tengas el flujo completo, haz una prueba de principio a fin. Dispara el evento inicial y verifica que todo el proceso se ejecute correctamente. Revisa que los datos lleguen donde deben llegar. Revisa que las notificaciones se manden. Revisa que no haya errores.
Dia 5: Probar con casos reales
El quinto dia es para probar con datos reales en un ambiente controlado. No lances a produccion todavia.
Ejecuta la automatizacion con casos reales del dia a dia. Si automatizaste el envio de recordatorios de pago, prueba con clientes reales pero sin mandar los mensajes todavia. Verifica que se seleccionen los clientes correctos, que se generen los mensajes correctos, que los datos esten bien.
Busca activamente casos que puedan fallar. Clientes sin correo electronico. Facturas con datos faltantes. Situaciones inusuales que no consideraste en el diseno. Cada caso que falla te ensena algo sobre como mejorar la automatizacion.
Compara el resultado de la automatizacion con lo que haria el proceso manual. Si hay diferencias, entiende por que. A veces la diferencia indica un error en la automatizacion. A veces indica que el proceso manual tenia un error que ahora se corrige.
Documenta todos los ajustes que hagas. Esta documentacion te servira para mantener la automatizacion en el futuro.
Dia 6: Ajustar y preparar para produccion
El sexto dia es para hacer los ajustes finales basados en las pruebas del dia anterior, y para preparar el lanzamiento a produccion.
Corrige los problemas que encontraste. Agrega las validaciones que faltaban. Mejora los mensajes de error. Ajusta los umbrales que no estaban bien calibrados.
Configura el monitoreo. Necesitas saber si la automatizacion falla. La mayoria de las herramientas de automatizacion pueden mandarte una notificacion cuando algo sale mal. Configura esas alertas para que te lleguen a ti y al equipo responsable.
Tambien configura algun tipo de registro o log. Quieres poder ver que ejecuto la automatizacion, cuando, y con que resultado. Esto es invaluable para diagnosticar problemas y para demostrar que la automatizacion esta funcionando.
Prepara la comunicacion. Las personas que antes ejecutaban el proceso manualmente necesitan saber que ahora es automatico. Las personas que dependen del proceso necesitan saber si algo va a cambiar. Manda un correo, haz una llamada breve, asegurate de que todos esten informados.
Dia 7: Lanzar y monitorear
El septimo dia es el lanzamiento. Activa la automatizacion en produccion y monitorea de cerca.
No te vayas despues de activar. Quedate observando las primeras ejecuciones. Verifica que todo funcione como esperabas. Resuelve problemas rapido si aparecen.
Ten un plan de respaldo. Si algo sale mal, como vuelves al proceso manual mientras arreglas el problema. No quieres que el proceso se detenga completamente si la automatizacion falla.
Al final del dia, haz un balance. Cuantas ejecuciones hubo. Cuantas fueron exitosas. Cuantas fallaron. Que aprendiste. Este balance te ayuda a planear los ajustes de los proximos dias.
Despues del lanzamiento
La automatizacion no termina con el lanzamiento. En las siguientes semanas necesitas seguir monitoreando.
Revisa las metricas despues de una semana, despues de un mes. Compara con el proceso manual. Cuanto tiempo se ahorro. Cuantos errores se evitaron. Usa estos datos para calcular el retorno de la inversion.
Escucha al equipo. Las personas que interactuan con la automatizacion van a tener observaciones. Algunas seran mejoras que puedes hacer. Otras seran malentendidos que puedes aclarar con mejor documentacion o capacitacion.
Y planea la siguiente automatizacion. Ahora que completaste una, sabes como funciona el proceso. La siguiente sera mas facil. Y la siguiente todavia mas. Eventualmente tendras muchos procesos automatizados y una operacion mucho mas eficiente.
Lo que aprenderas
Automatizar tu primer proceso en una semana te ensena varias cosas importantes. Aprendes que no es tan dificil como parece. Aprendes donde estan los cuellos de botella en tu operacion. Aprendes como usar herramientas de automatizacion. Y aprendes que se puede mejorar mas de lo que pensabas.
Ese aprendizaje tiene valor mas alla de la automatizacion especifica que construiste. Te da una nueva forma de ver los procesos de la empresa. Cada vez que alguien dice "siempre lo hemos hecho asi", ahora puedes preguntar "pero se podria automatizar?".
No todos los procesos se pueden automatizar. No todos se deben automatizar. Pero muchos mas de los que piensas si se pueden, y empezar con uno simple te da la experiencia para abordar los mas complejos despues.