Hay un momento que todo vendedor multicanal conoce. Vendiste el ultimo producto en MercadoLibre, pero la tienda de Shopify todavia lo muestra disponible. Un cliente lo compra. Ahora tienes que explicarle que no tienes el producto, cancelar la orden, y aguantar la calificacion negativa.
Este problema de sobreventa es mas comun de lo que parece. Y no es solo un problema de imagen o de servicio al cliente. Cada venta cancelada es dinero perdido, tiempo gastado en atencion al cliente, y potencialmente un cliente que no regresa.
La solucion parece simple en teoria: sincronizar el inventario entre todos los canales de venta. Pero la ejecucion tiene sus complicaciones. Cada plataforma tiene su propia manera de manejar inventario, sus propios tiempos de actualizacion, y sus propias limitaciones de API. Aqui explicamos como construir un sistema que realmente funcione.
Por que la sincronizacion manual no escala
Muchas empresas empiezan manejando el inventario manualmente. Alguien tiene una hoja de Excel que actualiza cada vez que entra o sale producto. Cuando venden algo en un canal, van a los otros canales y ajustan las cantidades.
Este proceso funciona cuando vendes poco. Cuando tienes 10 productos y vendes 5 unidades al dia, puedes mantener el control. Pero en cuanto el volumen crece, el sistema colapsa.
El problema fundamental es el tiempo. Si vendes algo en MercadoLibre y tardas 10 minutos en actualizar Shopify, en esos 10 minutos puede entrar otra orden por el mismo producto. Y mientras mas vendes, mas probable es que esto pase.
Tambien esta el problema de los errores humanos. Una persona que actualiza inventario todo el dia inevitablemente va a equivocarse. Va a poner 50 en lugar de 5. Va a olvidar actualizar un canal. Va a actualizar el producto equivocado. Estos errores son inevitables cuando el proceso es manual.
Y finalmente esta el costo de oportunidad. El tiempo que tu equipo pasa actualizando inventario es tiempo que podria estar atendiendo clientes, mejorando listados, o buscando nuevos productos. Es trabajo que no agrega valor.
La arquitectura de sincronizacion en tiempo real
Un sistema de sincronizacion de inventario robusto tiene varios componentes. El mas importante es una fuente de verdad centralizada. No importa cuantos canales de venta tengas, tiene que haber un solo lugar donde el inventario real este registrado.
Esta fuente de verdad puede ser tu sistema de almacen, tu ERP, o incluso una base de datos dedicada. Lo importante es que todas las entradas y salidas de inventario se registren ahi, y que todos los canales de venta lean de ahi.
Cuando llega producto al almacen, se registra en la fuente de verdad. Cuando sale producto por cualquier canal, tambien se registra. Y el sistema de sincronizacion se encarga de propagar esa informacion a todos los canales de venta.
La sincronizacion puede ser en tiempo real o casi tiempo real. Tiempo real significa que en el instante que cambia el inventario, todos los canales se actualizan. Casi tiempo real significa que hay un pequeno retraso, tal vez de unos segundos o minutos. En la practica, casi tiempo real es suficiente para la mayoria de los negocios, y es mas facil de implementar.
Conectando con cada canal
Cada plataforma de e-commerce tiene su propia API para manejar inventario. Shopify, MercadoLibre, Amazon, WooCommerce, todas tienen formas de consultar y actualizar el stock de productos.
Con Shopify, la API de inventario permite actualizar cantidades por ubicacion. Si tienes multiples almacenes, puedes manejar el inventario de cada uno por separado. La API tambien permite reservar inventario cuando hay una orden pendiente de envio, lo que evita sobreventas mientras se procesa el pedido.
MercadoLibre tiene una API similar, aunque con algunas particularidades. Las publicaciones en MercadoLibre pueden tener variaciones como talla y color, y cada variacion tiene su propio stock. Tambien hay limites en la frecuencia de actualizaciones, asi que hay que disenar el sistema para no excederlos.
Amazon tiene su propio sistema de inventario, especialmente si usas FBA donde Amazon almacena y envia tus productos. La sincronizacion con Amazon requiere considerar el inventario en transito hacia sus bodegas, no solo el que ya esta disponible.
La clave es abstraer las diferencias entre plataformas. Tu sistema central no deberia preocuparse por como cada plataforma maneja el inventario. Solo dice "el producto X tiene 50 unidades disponibles" y un adaptador para cada plataforma traduce eso al formato que la plataforma entiende.
Manejando las ventas entrantes
Cuando llega una venta por cualquier canal, hay que restar el inventario inmediatamente. Pero tambien hay que considerar el ciclo de vida de la orden.
Una orden nueva puede pasar por varios estados. Primero esta pendiente de pago. Luego se confirma el pago. Luego se prepara el envio. Luego se envia. En algun punto de este proceso, el inventario debe decrementarse.
La pregunta es cuando. Si decrementas al momento de la orden, antes de confirmar el pago, corres el riesgo de bloquear inventario para una orden que nunca se va a pagar. Si decrementas hasta que se envia, corres el riesgo de sobreventa durante el tiempo de preparacion.
La practica comun es decrementar al confirmar el pago, o al menos al confirmar la orden si el pago es contra entrega. En ese momento la venta es firme y tiene sentido actualizar el inventario.
Tambien hay que manejar las devoluciones y cancelaciones. Cuando una orden se cancela, el inventario debe regresar. Cuando un producto se devuelve, tambien. Estos flujos inversos deben estar automatizados para mantener la sincronizacion.
El problema del inventario de seguridad
Una practica comun es no publicar todo el inventario disponible en los canales de venta. Si tienes 100 unidades de un producto, tal vez solo publicas 90. Ese margen de seguridad ayuda a absorber errores de sincronizacion y ventas simultaneas.
El inventario de seguridad puede ser un numero fijo o un porcentaje. Tambien puede variar por producto dependiendo de su velocidad de venta. Productos que se venden muy rapido necesitan mas margen porque hay mas probabilidad de ventas simultaneas.
Otra practica es priorizar canales. Si vendes en MercadoLibre y Shopify, pero MercadoLibre representa el 80% de tus ventas, tal vez quieres asegurarte de nunca quedar sin stock ahi. Puedes configurar el sistema para reservar inventario minimo para MercadoLibre.
Estas politicas de inventario deben ser configurables y ajustables. Lo que funciona hoy puede no funcionar manana cuando cambien los patrones de venta.
Visibilidad y alertas
Un buen sistema de sincronizacion no solo mueve datos. Tambien te da visibilidad sobre el estado del inventario y te alerta cuando algo necesita atencion.
Las alertas de stock bajo son fundamentales. Cuando un producto llega a cierto nivel, deberias recibir una notificacion para reordenar. El nivel de alerta puede basarse en el tiempo de entrega del proveedor. Si tardas 2 semanas en recibir producto, necesitas alertarte cuando queden aproximadamente 2 semanas de inventario.
Tambien son utiles las alertas de discrepancia. Si el sistema detecta que el inventario en un canal no coincide con la fuente de verdad, algo esta mal. Tal vez fallo una sincronizacion. Tal vez alguien ajusto manualmente en la plataforma. Estas discrepancias deben investigarse y corregirse.
Un dashboard que muestre el estado de inventario por producto y por canal permite identificar rapidamente donde hay problemas. Que productos estan en cero. Que productos tienen stock pero no estan publicados. Donde hay diferencias entre canales.
Implementacion gradual
No tienes que sincronizar todo el inventario de todos los canales desde el dia uno. De hecho, es mejor empezar pequeno y expandir gradualmente.
Empieza con tus productos mas vendidos en tus dos canales principales. Configura la sincronizacion, monitorea que funcione correctamente durante unas semanas, y luego expande. Agrega mas productos. Agrega mas canales. Cada expansion es una oportunidad de encontrar y corregir problemas.
La data historica de ventas te dice donde enfocarte primero. Los productos que se venden mas rapido son los que mas necesitan sincronizacion. Los productos que rara vez se venden pueden manejarse con mas holgura.
Tambien considera el impacto de errores. Si te equivocas con un producto de $50, el impacto es menor que si te equivocas con uno de $5,000. Tal vez quieres ser mas conservador con los productos de alto valor hasta que el sistema este completamente probado.
El resultado de una sincronizacion bien hecha
Cuando el inventario esta sincronizado correctamente, varias cosas cambian. Las sobreventas desaparecen o se vuelven muy raras. Los clientes reciben lo que ordenaron. Las calificaciones mejoran.
El equipo ya no pierde tiempo actualizando inventario manualmente. Ese tiempo se puede dedicar a actividades que si generan valor. Mejorar las fotos de productos. Optimizar los listados. Buscar nuevos canales de venta.
La visibilidad sobre el inventario permite tomar mejores decisiones de compra. Sabes exactamente que productos se venden rapido y cuales no. Puedes optimizar el capital de trabajo comprando lo que realmente necesitas.
Y finalmente, puedes crecer sin que la operacion colapse. Pasar de 100 a 1,000 ordenes al dia es mucho mas facil cuando el inventario se sincroniza solo. El sistema escala, tu equipo no tiene que hacerlo.