Hay una escena que se repite en muchas empresas. Alguien construye un dashboard impresionante. Graficas de todos colores. Metricas de todo tipo. Se presenta en una junta directiva y todos asienten con aprobacion. Se instala en una pantalla grande en la oficina. Y despues de dos semanas, nadie lo mira.
El problema no es la tecnologia ni la presentacion. El problema es que la mayoria de los dashboards miden cosas que no importan, o que importan pero que nadie puede actuar sobre ellas. Un buen dashboard no es el que tiene mas datos, sino el que muestra la informacion correcta a las personas correctas para que tomen mejores decisiones.
Por que los dashboards fallan
La razon mas comun por la que un dashboard termina ignorado es que mide actividad en lugar de resultados. Numero de llamadas hechas. Correos enviados. Reuniones agendadas. Estas metricas son faciles de medir, pero no te dicen si el negocio esta bien o mal.
Un vendedor puede hacer 100 llamadas al dia y no cerrar ninguna venta. Un equipo de marketing puede enviar un millon de correos y no generar ningun lead. La actividad sin resultados es solo ruido.
El segundo problema es la falta de contexto. Un numero aislado no significa nada. Vendimos 150 mil pesos hoy. Es bueno o malo. No lo sabes a menos que lo compares con algo. Con ayer. Con el mismo dia del mes pasado. Con el mismo dia del ano pasado. Con la meta.
El tercero es la latencia. Si el dashboard muestra datos del mes pasado, ya es demasiado tarde para actuar. Las decisiones se toman con informacion del momento, no con historia antigua. Un dashboard que se actualiza mensualmente es mas un reporte que una herramienta de gestion.
Y el cuarto problema es la sobrecarga. Cuando hay 50 metricas en una pantalla, ninguna destaca. El ojo no sabe donde enfocarse. La mente no sabe que es importante. Terminas sin mirar nada.
Empezar con las preguntas correctas
Antes de pensar en que metricas mostrar, hay que pensar en que preguntas quieres responder. Que necesita saber el director general cuando llega por la manana. Que necesita saber el gerente de ventas para planear su semana. Que necesita saber el encargado de operaciones para asignar recursos.
Las preguntas correctas son las que llevan a accion. Si la respuesta a la pregunta no cambia lo que vas a hacer, la pregunta no vale la pena. Cuanto vendimos ayer te dice algo, pero que productos se estan quedando sin stock te dice que ordenar hoy.
Tambien importa quien va a ver el dashboard. El director general necesita ver el estado general del negocio. No necesita ver el detalle de cada transaccion. El gerente de almacen necesita ver exactamente lo contrario. Un solo dashboard para todos generalmente no funciona para nadie.
La practica mas efectiva es empezar con 5 KPIs por rol. Solo cinco. Si no puedes reducirlo a cinco, probablemente no tienes claro que es lo que realmente importa. Siempre puedes agregar mas despues, pero empezar con pocos te obliga a pensar.
Los KPIs que realmente importan
Hay metricas que importan para casi cualquier negocio. La primera es el flujo de caja. Cuanto dinero hay disponible hoy. Cuanto va a entrar esta semana. Cuanto tiene que salir. Una empresa puede ser rentable en papel y quebrarse por falta de efectivo.
La segunda es la tendencia de ventas. No solo cuanto vendiste hoy, sino si estas vendiendo mas o menos que antes. Una linea de tendencia te dice si vas mejorando o empeorando. El numero de hoy aislado no te dice nada.
La tercera son las ordenes pendientes o el backlog. Cuanto trabajo hay por hacer que ya se vendio. Esto te dice si tienes capacidad de absorber mas ventas o si ya estas saturado.
La cuarta es alguna medida de satisfaccion del cliente. Puede ser el NPS, puede ser la tasa de devolucion, puede ser el numero de quejas. Algo que te diga si los clientes estan contentos o no.
La quinta depende del negocio. Para un e-commerce puede ser la tasa de conversion. Para una empresa de servicios puede ser la utilizacion del equipo. Para manufactura puede ser el rendimiento de produccion. Esa quinta metrica es la que te dice si estas operando bien.
Disenar para la accion
Un buen dashboard no solo muestra numeros. Tambien indica que hacer con ellos. La forma mas simple es usar colores. Verde significa que todo esta bien. Amarillo significa atencion. Rojo significa problema que requiere accion inmediata.
Pero el color solo no es suficiente. Tambien necesitas umbrales claros. A partir de que numero algo es amarillo. A partir de que es rojo. Estos umbrales deben definirse con el equipo que va a usar el dashboard, no por el que lo construye.
Tambien es util mostrar la direccion del cambio. Una flecha hacia arriba o hacia abajo que indique si la metrica mejoro o empeoro respecto al periodo anterior. A veces el numero absoluto es menos importante que la direccion.
Y finalmente, los dashboards mas efectivos incluyen un link directo a la accion. Si el inventario esta bajo, un boton que lleve a la pantalla de compras. Si hay ordenes atrasadas, un link al detalle de esas ordenes. Reducir la friccion entre ver un problema y actuar sobre el.
Actualizacion y frecuencia
Un dashboard operativo necesita datos frescos. Idealmente en tiempo real, pero al menos con actualizacion de unas pocas horas. Si esperas al dia siguiente para ver los datos de hoy, estas tomando decisiones con informacion vieja.
Pero no todas las metricas necesitan la misma frecuencia. El saldo bancario puede cambiar cada minuto. La satisfaccion del cliente probablemente no cambia mas de una vez al mes. La frecuencia de actualizacion debe coincidir con la velocidad a la que cambia la metrica y con la velocidad a la que necesitas actuar.
Tambien hay que considerar el costo de actualizacion. Calcular algunas metricas en tiempo real puede ser costoso en terminos de procesamiento. Si la metrica no va a cambiar tus decisiones minuto a minuto, no tiene caso actualizarla tan seguido.
La regla practica es actualizar metricas operativas en tiempo real o cada pocas horas, metricas tacticas diariamente, y metricas estrategicas semanalmente o mensualmente.
Lo que no debe estar en el dashboard principal
Hay metricas que son interesantes pero que no pertenecen al dashboard principal. Todo lo que es vanidad en lugar de accion. Seguidores en redes sociales. Visitas al sitio web. Likes y shares. Estas metricas pueden tener valor en contextos especificos, pero no te dicen si el negocio esta bien.
Tampoco pertenecen las metricas que no puedes afectar. Si el tipo de cambio aparece en tu dashboard pero no hay nada que puedas hacer al respecto, solo esta ocupando espacio. Las metricas externas que afectan tu negocio pueden ser utiles como contexto, pero no como KPI.
Las metricas que requieren mucha interpretacion tampoco son buenas para un dashboard. Si necesitas una hora de analisis para entender que significa un numero, no es un KPI, es un tema de investigacion. Los KPIs deben ser autoexplicativos.
Y las metricas duplicadas o redundantes. Si ya tienes ventas totales, no necesitas tambien ventas por region y ventas por producto y ventas por vendedor en el mismo dashboard. Eso va en un reporte de detalle, no en la vista principal.
Construir el habito de usar el dashboard
Un dashboard que nadie mira no sirve de nada. Parte del trabajo de implementar un dashboard es construir el habito de usarlo.
La forma mas efectiva es incorporarlo a las rutinas existentes. Si hay una junta diaria de operaciones, el dashboard se revisa al inicio. Si hay una reunion semanal de ventas, el dashboard se proyecta en la pantalla. Cuando el dashboard es parte de la agenda, la gente lo mira.
Tambien ayuda hacer al dashboard accesible. Si hay que abrir tres sistemas y escribir una contrasena para ver los numeros, nadie lo va a hacer. Idealmente el dashboard esta a un click de distancia, o mejor aun, visible en una pantalla dedicada.
Y hay que iterar. Los primeros dashboards nunca estan perfectos. Despues de unas semanas de uso, pregunta al equipo que metricas les sirven y cuales no. Quita las que sobran. Agrega las que faltan. Ajusta los umbrales que no tienen sentido. Un dashboard bueno evoluciona con el negocio.
El resultado de un buen dashboard
Cuando un dashboard esta bien hecho, cambia la conversacion. En lugar de discutir opiniones, se discuten datos. En lugar de preguntar como vamos, la respuesta esta en la pantalla. En lugar de sorpresas al final del mes, los problemas se ven venir desde lejos.
Equipos que usan buenos dashboards toman mejores decisiones porque tienen mejor informacion. Reaccionan mas rapido a los problemas porque los ven antes. Y gastan menos tiempo en reportes porque la informacion ya esta disponible.
No es magia. Es disenar con intencion. Medir lo que importa, mostrarlo de forma clara, y construir el habito de verlo.