Hay una historia que escuchamos todo el tiempo. Una PyME en crecimiento decide que necesita un sistema robusto. Compra un ERP de una marca conocida, o un CRM que usan las empresas grandes, o una suite de gestion que promete integrar todo. Invierte cientos de miles de pesos. Meses de implementacion. Capacitacion para todo el equipo. Y al final del proceso, la mayoria de los empleados siguen usando Excel, y el sistema caro apenas se toca.
No es que el equipo sea flojo o resistente al cambio. Es que el sistema no esta disenado para como operan. Los sistemas enterprise estan hechos para empresas de cientos o miles de empleados con procesos estandarizados y departamentos de TI dedicados. Cuando los pones en una PyME de 30 personas, simplemente no encajan.
El problema de la rigidez
Los sistemas enterprise son rigidos por diseno. Imponen procesos estandarizados porque estan hechos para organizaciones donde la estandarizacion es una virtud. Cuando tienes 500 vendedores, necesitas que todos sigan el mismo proceso para poder medirlos y compararlos.
Pero una PyME no opera asi. Una PyME es flexible por necesidad. El dueno que tambien vende y tambien cobra y tambien supervisa operaciones. El vendedor que hace cotizaciones y da seguimiento y resuelve quejas. Los procesos que cambian cada semestre conforme el negocio aprende y crece.
Cuando metes esa flexibilidad en un sistema rigido, algo tiene que ceder. Generalmente lo que cede es el sistema. La gente encuentra maneras de trabajar alrededor de el en lugar de a traves de el. Capturan en Excel y luego pasan a el sistema cuando alguien pregunta. Hacen doble trabajo para cumplir con el sistema sin que el sistema les ayude.
El problema de la complejidad
Los sistemas enterprise tienen funcionalidades para todo. Tienen modulos para manufactura, para proyectos, para recursos humanos, para calidad, para mantenimiento, para comercio electronico. Parece atractivo tener todo en un solo lugar.
Pero cada funcionalidad adicional agrega complejidad a la interfaz. Mas menus. Mas campos. Mas pasos para hacer cualquier cosa. Lo que en teoria es potencia en la practica es ruido.
Una PyME tipica usa el 10% de las funciones del sistema enterprise que compro. Pero tiene que navegar el 100% de la complejidad. Cada vez que alguien quiere hacer algo simple, tiene que pasar por pantallas llenas de opciones que no necesita y no entiende.
Esa complejidad tiene un costo real. Toma mas tiempo hacer todo. La curva de aprendizaje es mas larga. Los errores son mas frecuentes porque la interfaz es confusa. Y la frustracion acumulada lleva a que la gente deje de usar el sistema.
El problema del soporte y mantenimiento
Los sistemas enterprise requieren soporte especializado. Actualizaciones que hay que instalar. Configuraciones que hay que mantener. Problemas que solo el proveedor puede resolver.
Las empresas grandes tienen equipos de TI que manejan todo esto. Las PyMEs no. El dueno o el contador terminan siendo el punto de contacto con el proveedor, aunque no tengan conocimiento tecnico. Cada problema se convierte en una odisea de tickets de soporte, llamadas, y esperas.
Y cuando el sistema falla, el impacto es mayor. Una empresa grande tiene redundancia. Si el sistema de ventas esta caido, alguien puede seguir trabajando con el sistema de almacen mientras se resuelve. Una PyME generalmente no tiene esa redundancia. Si el sistema esta caido, todo para.
Los costos de mantenimiento tambien pesan mas. El contrato de soporte anual que para una empresa grande es un porcentaje pequeno de su presupuesto de TI, para una PyME puede ser una carga significativa. Y hay que pagarlo ano con ano, aunque el sistema no se use mucho.
El problema de la implementacion
Implementar un sistema enterprise toma meses. A veces anos. Hay que mapear procesos, configurar modulos, migrar datos, integrar con otros sistemas, capacitar usuarios, probar, ajustar, volver a probar.
Para una empresa grande con recursos dedicados, esto es manejable. Hay un equipo de proyecto. Hay presupuesto para consultores. Hay tiempo para hacer las cosas bien.
Una PyME no tiene esos recursos. El proyecto de implementacion compite con la operacion del dia a dia. Las mismas personas que deberian estar configurando el sistema tambien tienen que seguir vendiendo, cobrando, y operando. El proyecto se alarga, pierde momentum, y eventualmente se abandona a medio terminar.
Muchos proveedores de sistemas enterprise ofrecen implementaciones rapidas. Pero esas implementaciones rapidas generalmente significan configuraciones por defecto que no se ajustan a tu negocio. Terminas con un sistema generico que no refleja como realmente trabajas.
Lo que si funciona para PyMEs
Las PyMEs que tienen exito con tecnologia generalmente siguen un patron diferente. En lugar de un gran sistema que hace todo, usan herramientas especializadas que resuelven problemas especificos.
Un sistema de facturacion que conecta con el SAT. Un CRM simple para dar seguimiento a clientes. Una herramienta de inventario para el almacen. Una plataforma de mensajeria para comunicacion interna. Cada herramienta resuelve un problema bien y es facil de usar.
La clave es que estas herramientas se conecten entre si. No manualmente, sino con integraciones automatizadas. Cuando se genera una venta en el CRM, se crea automaticamente la factura. Cuando se envia un pedido, se actualiza automaticamente el inventario. Los datos fluyen sin captura manual duplicada.
Este enfoque de herramientas conectadas es mas flexible que un sistema monolitico. Puedes cambiar una herramienta sin cambiar todo. Puedes agregar capacidades conforme las necesitas. Puedes empezar simple y crecer gradualmente.
Como evaluar si un sistema es adecuado
Antes de comprar cualquier sistema, hay preguntas que deberias hacer.
Quien mas lo usa. Busca referencias de empresas de tu tamano en tu industria. No referencias de corporativos grandes. Si todos los casos de exito que te muestran son de empresas 10 veces mas grandes que tu, es una senal de alerta.
Cuanto toma implementar. Si la implementacion toma mas de 3 meses para una PyME, probablemente es demasiado complejo. Las herramientas disenadas para PyMEs pueden implementarse en semanas, a veces dias.
Quien va a dar soporte. Si necesitas un consultor especializado cada vez que quieras cambiar algo, vas a depender de terceros para siempre. Las herramientas para PyMEs deben ser configurables por usuarios normales.
Que pasa si no funciona. Pregunta sobre cancelacion, migracion de datos, y alternativas. Si estas atrapado si el sistema no funciona, el riesgo es muy alto.
El costo real de un sistema inadecuado
El precio de licencia es solo una parte del costo. El costo real incluye el tiempo perdido durante la implementacion, la productividad perdida mientras la gente aprende, los errores causados por la complejidad, el tiempo de soporte cuando algo falla, y la oportunidad perdida de usar ese dinero en algo que si funcionaria.
Muchas PyMEs que compraron sistemas enterprise y fallaron terminan gastando mas tratando de que funcione de lo que hubieran gastado en una solucion adecuada desde el principio.
No hay verguenza en usar herramientas simples. Excel no es perfecto pero funciona para muchas cosas. WhatsApp no es un CRM pero resuelve la comunicacion. Lo importante es que las herramientas que uses te ayuden a trabajar, no que te obliguen a trabajar para alimentarlas.
Conclusiones
Los sistemas enterprise no estan mal disenados. Estan disenados para un contexto diferente. El problema es aplicarlos donde no corresponden.
Una PyME necesita herramientas que se adapten a como trabaja, no que la obliguen a trabajar como una corporacion. Herramientas simples, conectadas, flexibles. Que se implementen rapido y que cualquiera pueda usar.
La tecnologia debe ser un habilitador del negocio, no una carga. Si tu sistema actual se siente como una carga, tal vez no es el sistema correcto para ti.